Pentingnya Tata Kelola Kearsipan

RBO, BENGKULU - Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi, H. Meri Sasdi Jantan, M.Pd, melalui Kabid Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, Dian Fitri Sari, SE, MM mengatakan, terkait tata kelola kearsipan, pihaknya memberikan pemahaman kepada Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Provinsi, untuk mengelola tata arsip yang benar, Sebab, dari segi arsip itu terbagi menjadi dua, yaitu, dinamis dan statis.

"Untuk arsip dinamis, juga terbagi menjadi dua, arsip aktif dan inaktif. Nah untuk di OPD, kami sering kali ditemukan adalah arsip aktif dan in aktif," ujar Dian Fitri Sari kepada RADAR BENGKULU, saat ditemui di ruangnya, Rabu (10/11).

Dijelaskannya, untuk arsip statis, pihaknya juga menemukan hal tersebut. Hanya saja, setelah ada Jadwal Retensi Arsip (JRA), sebab arsip statis mempunyai nilai sejarah. Selain itu, arsip statis kalau sudah ada di OPD, maka wajib diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).

Dian mencontohkan, OPD di dalam lingkungan Pemerintah provinsi (Pemprov), yang arsipnya sudah dinyatakan statis, maka wajib menyerahkan arsipnya ke DPK. "Arsip yang bernilai sejarah, yang telah habis masa retensinya, maka akan disimpan ke DPK di bagian kearsipan," jelasnya.

Selain itu, pembinaan yang dilakukan pihaknya di setiap OPD, mengharapkan sesuai dengan peraturan, bahwa di OPD itu harus Record Centre (tempat penyimpanan arsip di lingkungan OPD). Fungsinya, sebagai tempat penyimpanan arsip inaktif. Sebab, arsip di OPD itu ada dua, aktif dan in aktif. Arsip aktif disimpan di bidang, setelah dilihat JRA, nantinya ada keterangan jadi arsip in aktif. Arsip yang sudah dinyatakan jadi inaktif, itu disimpan di Record Centre.

"Arsip aktif, memang frekuensi penggunaanya masih digunakan secara terus-menerus, disimpan di lingkungan bidang," tutupnya. (ach/adv)